あなたの業務効率が格段に上がる方法
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「やることが多くて、毎日、時間に追われている」
「1日がもっと多く時間があれば」
あなたが、そう思うことが多いのであれば、
今回のメールは、お役に立つかもしれません。
と申しますのも、
「あることをするだけ」で、
あなたの業務効率が、ものすごく上がります。
こんにちは。
立志財団の森川です。
今日も、このメールを開いていただき、
ありがとうございます。
冒頭のご案内の通り、
時間にちなんだ内容をご紹介いたします。
お役に立ちましたら、幸いです。
時間の使い方や
業務効率の高め方については、
あなたも日々、悩んでいるのではないでしょうか？
本屋に行けば、それを教える本は
ビジネス書のコーナーに沢山あります。
その多くは、「委任する」ことを教えられます。
曰く
「パレードの法則にしたがうと、あなたが行う
80％の業務は、全体の20％の成果にしか貢献しない。
それを他の人に委任して、
成果の80％を生み出す、上位20％の業務に専念しなさい」
と。
あなたにアシスタントがいて、
それができるなら、ぜひ、そうするべきだと思います。
ただ、世の中そうは問屋が卸さないことも
少なくなくて、
事務所に自分独りしかいなくて、
アシスタントを雇うことができないときもあります。
そうなると、
全体の20％の成果にしか貢献しない80％の業務を委任したくても
できない現実にぶち当たります。
そんなときに、少しでも業務効率を上げる為に
工夫することが必要です。
効果的なものとして
「複雑さの法則」
と呼ばれるものがあることを、ご存知でしょうか？
概要を先にご説明しますと、
「作業の複雑さは、作業の工数や段階の数の二乗に比例する」
というものです。
言葉だけではわかりにくいので、
例を挙げてご説明します。
例えば、あなたが、エクセルの表を作成していて、
その日の集計結果を、そこに入力する作業を行っているとします。
A：1つ目のシートに入力します。
B：別のシートに同じ内容を入力します。
C：3枚目のシートに同じ内容を入力します。
作業工数は、「A」「B」「C」と、3回入力しているので、「3」になります。
では、
この工数に対する複雑さはどうなるかというと、
「3」ではない
というのが、この「複雑さの法則」です。
この法則によると、「9」になります。
どういうことかというと、次のようになります。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
工数 1 2 3
複雑さ 1 4 9 （工数の二乗）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
ここで言う「複雑さ」とは、
「かかる手間」
「かかる時間」
「発生する労力」
「感じるストレス」
などと置き換えてください。
この法則にしたがうと、
工数が「4」「5」と増えると、
複雑さは「16」「25」と指数関数的に増えていくのです。
ということは、逆に考えると、
仮に、今、あなたがしている作業の工数が「5」だとすると、
複雑さは「25」になりますが、
その工数を1つ減らして、「4」にできたら
複雑さは「16」になります。
削減できた割合でいうと、
約36％（※１）の業務負担を削減したことになります。
※１：【業務負担の削減】 （25－16）／25 ＝ 0.36 ＝ 36%
この法則は、
この世のすべてに当てはまるわけではないかもしれませんが、
仕事上、少なからず、活用できる法則であることは、
間違いないことです。
あなたが今、作業が多いけど委任する相手がいない場合、
作業を単純化すればするほど、
業務の効率化ができるようになります。
例えば、上記の例では、「エクセルの入力」という例を挙げました。
これでいうと、
「A」「B」「C」と、
エクセルのシートにそれぞれ入力するよりも、
関数を入れて、「A」に1回入力したら、
残りの2枚のシートに自動的に反映されるようにすることで、
工数が「3」から「1」に削減できて、
複雑さは「9」から「1」まで削減できるのです。
たかがエクセルの関数かもしれませんが、
ちりも積もれば山となります。
時間は有限だと言われますが、
特に、あなたの場合は、その有限であることは、
意識しないといけないのかもしれません。
というのも、
時間は有限なのに、
夢は無限なのですから。
限られた時間の中で、
あなたが本当にやりたいことだけに集中するためにできることとして、
実は、日ごろのちょっとした工夫の積み重ねが
思いのほか、効果的だったりもするようです。
できる範囲からでいいので、ぜひお試しください。
さて、最後にご案内させてください。
あなたのビジネスの中で、
あなたの人生の中で、
あなたが時間を使うべき、
「本当にやりたいことは何ですか？」
立志財団の代表の坂本の言葉に
「何をするにも命がけ」
という言葉があります。
これは、
「何事も命をかけるほど、一生懸命になっている
という意味ではありません。
本当にやりたいことに専念していようが、
惰眠を貪ろうが、
費やした時間が同じ1時間であれば、
共通しているのは、1時間分の命を失った
ということです。
あなたは、刻一刻と、何より貴重な命という財産を失っています。
失われる命に見合うだけの使い方をしたいと
あなたは、思っていることでしょう。
そんなあなたに
「自分の人生で、本当に時間を使うべき大切なこと」
をテーマとした、立志カンファレンスを
ご案内させてください。
坂本立志塾で学ぶことは、
「生涯続くビジネスの作り方」
です。
「生涯続けたい！」
「一生掛けたい！」
と心底思えるビジネスを創ることができたのはなぜか？
スピーカーの熱い想いに触れませんか？
きっと、あなたのビジネスに大きなプラスになるはずです。
http://themission.jp/category/story/
こちらのページから、
複数のスピーカーの動画をご覧ください。
今日も、最後まで読んでくださいまして、
ありがとうございました。
今回の内容が、
何かのお役に立ちましたら幸いです。